Datenschutzerklärung

Das Intranet das:jonas des Ev.-Luth. Kirchenkreises Hamburg-West/Südholstein ist zugleich das Portal für alle Mitarbeiter*innen.
Zugleich soll das:jonas aber auch über Grenzen hinweg die Zusammenarbeit fördern und unterstützen.

Diese Datenschutzerklärung gilt daher für alle Personen, die das Intranet das:jonas nutzen.

Für den Ev.-Luth. Kirchenkreis Hamburg-West/Südholstein hat ein verantwortungsbewusster Umgang mit personenbezogenen Daten einen hohen Stellenwert. Dabei ist wichtig, dass Nutzer*innen wissen, welche Daten erhoben werden und wie diese verwendet werden. Im Internet durchgeführte Datenübertragungen können immer Sicherheitslücken aufweisen, so dass ein lückenloser Schutz vor Zugriffen Dritter durch den Kirchenkreis nicht sichergestellt werden kann.

Diese Datenschutzerklärung kann sich im Rahmen der Weiterentwicklung des Intranets das:jonas und der Implementierung neuer Technologien ändern. Die neuste Version dieser Erklärung ist über die Startseite des Intranets das:jonas zu finden (https://www.dasjonas.social). Neue Versionen und Änderungen werden immer über den Newskanal „Intranet das:jonas – intern“ allen Nutzer*innen mitgeteilt. Für Mitarbeiter*innen des Kirchenkreises wurden gesonderte Dienstvereinbarungen geschlossen.

1.    Verantwortlich für die Datenverarbeitung
Ev.-Luth. Kirchenkreis Hamburg-West/Südholstein
Vorsitzender des Kirchenkreisrats: Propst Dr. Karl-Heinrich Melzer
Max-Zelck-Straße 1, 22459 Hamburg
Telefon: 040 558 220-208, E-Mail: propst.melzer@kirchenkreis-hhsh.de

2.    Kontaktdaten des örtlichen Datenschutzbeauftragten
Ev.-Luth. Kirchenkreis Hamburg-West/Südholstein
Datenschutzbeauftragter
Max-Zelck-Straße 1, 22459 Hamburg
Telefon: 040 558 220-316, E-Mail: datenschutz@kirchenkreis-hhsh.de

3.    Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Es werden personenbezogene Daten der Nutzer*innen grundsätzlich nur so verarbeitet, soweit dies zur Bereitstellung eines funktionsfähigen Intranets das:jonas und für Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten der Nutzer*innen erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung.

4.    Datenkategorien
Es werden insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:
•    Bestandsdaten (z.B. Namen, Adressen, Funktionen, Organisationszugehörigkeit)
•    Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adressen, Telefon-, Mobil-, Fax-Nummern)
•    Inhaltsdaten (z.B. Texteingaben, Bilddateien)
•    Meta- und Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-Informationen, IP-Adressen)

5.    Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung des Intranets das:jonas erfolgt aufgrund Ihres erteilten Einverständnisses gemäß § 6 Ziffer 2 DSG-EKD in Verbindung mit §§ 11 und 12 DSG-EKD.
Mit Ihrer Einwilligung stimmen Sie zu, dass allen Nutzer*innen die eingetragenen Informationen über Sie als jeweilige betroffene Person angezeigt werden können. Dies dient sowohl einer beruflichen als auch privaten Kontaktaufnahme. Sofern Sie die Datenbank als Mitglied eines kirchlichen Gremiums nutzen, dürfen Ihnen Informationen über diese Datenbank zur Verfügung gestellt werden.
 

6.    Zweck der Datenverarbeitung
Daten werden für folgende Zwecke verarbeitet:
•    Zurverfügungstellung des Intranets das:jonas, seiner Funktionen und Inhalte für die dem Ev.-Luth. Kirchenkreis Hamburg-West/Südholstein zugeordneten kirchlichen und diakonischen Dienste, Einrichtungen und Werke ohne Rücksicht auf deren Rechtsform
•    Bereitstellung von Unterlagen für Mitglieder von Gremien oder die Mitglieder einer Gruppe und deren Kommunikationsaustausch untereinander
•    Insbesondere Bereitstellung von Informationen und Informationsmaterialien
•    Bündelung der notwendigen personenbezogenen Daten aller Mitarbeiter*innen und Ehrenamtlichen im Ev.-Luth. Kirchenkreis Hamburg-West/Südholstein
•    Schnellere Zugriffe auf Kontaktdaten und eine leichtere Erreichbarkeit aller Mitarbeiter*innen und Ehrenamtlichen
•    Optimierung von Arbeitsabläufen
•    Der sichere Austausch von Informationen und Dateien zwischen Nutzer*innen
•    Förderung des Kommunikationsaustausches untereinander
•    Gewährleistung des kirchlichen Datenschutzes und der Datensicherheit.

Wenn Sie diese Datenbank nicht nutzen, hat dies keinen Einfluss auf Ihre berufliche Stellung, Ihre Zugehörigkeit zu Gremien oder Ausschüssen sowie auf die Auswahl für diese.

7.    Empfänger*innen-Kategorien der personenbezogenen Daten
Die Daten, die Sie in das Intranet das:jonas eingeben, können von folgenden Kategorien der Empfänger*innen verarbeitet werden:
•    der Verantwortliche für das Intranet das:jonas
•    der Serverbetreiber für das Intranet das:jonas
•    der Hosting-Dienstleister
•    alle im Intranet das:jonas registrierten Personen.

Sofern im Rahmen der Verarbeitung Daten gegenüber anderen Personen, kirchlichen und diakonischen Diensten und Unternehmen (Auftragsverarbeitern oder Dritten) offenbart werden, sie an diese übermittelt oder ihnen sonst Zugriff auf die Daten gewährt wird, erfolgt dies nur auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis (z.B. Übermittlung der Daten an Dritte ist zur Vertrags-erfüllung erforderlich), Nutzer*innen eingewilligt haben, eine rechtliche Verpflichtung dies vorsieht oder auf Grundlage von berechtigten Interessen (z.B. „Just Software AG“ & Hosting).

8.    Löschung von Daten im Intranet das:jonas
Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch europäische oder nationale Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Daten-Löschung erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft. Ausnahme: eine weitere Speicherung ist für Vertragsabschluss oder Vertragserfüllung erforderlich. Daten im Intranet das:jonas können von der Stabsstelle Intranet das:jonas gelöscht werden, wenn diese nicht mehr für den angegebenen Zweck benötigt werden. Zudem können Nutzer*innen selbsteingegebene Daten jederzeit löschen.

9.    Weitergabe in Drittstaaten
Es werden keine personenbezogenen Daten ins Nicht-EU-Ausland übermittelt.

10.    Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling
Die Datenverarbeitung besteht nicht auf einer vollautomatisierten Datenanalyse, so dass keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des § 25 DSG-EKD stattfindet.

11.    Verwendung von Cookies
Cookies dienen zur Erkennung wiederkehrender Nutzer*innen und zur Protokollierung deren Verhaltens. Dazu werden im Regelfall kleine Dateien (die „Cookies“) von Browsern gespeichert. Von Seiten des Intranets das:jonas werden sogenannte Cookies gesetzt. Das sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und uns eine Analyse der Nutzung unserer Seiten ermöglichen. Die durch die Cookies erzeugten Informationen werden verwendet, um das Angebot für Nutzer*innen attraktiver zu gestalten und um bestimmte Funktionen der Seiten zu gewährleisten. Einige der verwendeten Cookies werden direkt nach dem Besuch der Seiten wieder gelöscht („Session-Cookies“). Andere ermöglichen es, Nutzer*innen bei späteren Besuchen des Intranets das:jonas wiederzuerkennen („Persistente Cookies“).

Nutzer*innen können die Installation von Cookies durch eine entsprechende Einstellung im Browser verhindern oder sich durch die Browser-Software vor dem Setzen eines Cookies informieren lassen. Bei Letzterem können Sie individuell entscheiden, ob ein Cookie gesetzt werden darf oder nicht. Wir weisen jedoch darauf hin, dass wenn das Setzen von Cookies generell nicht akzeptiert wird, die Funktionalität des Intranets das:jonas eingeschränkt sein kann.

12.    Verwendung von YouTube-Komponenten
Es werden Video-Komponenten der Firma YouTube, USA eingesetzt. YouTube ist ein Unternehmen der Google LLC, USA. YouTube wird mit der Option „erweiterter Datenschutzmodus“ genutzt. Wenn Seiten des Intranets das:jonas aufgerufen werden, die ein eingebettetes YouTube-Video enthalten, wird eine Verbindung zu YouTube-Servern hergestellt und der Inhalt des Videos im Browser der Nutzer*innen dargestellt. Das YouTube-Plugin übermittelt im „erweiterten Datenschutzmodus“ die Bezeichnung der Seite die besucht wird an die YouTube-Server, sobald das Video startet. Sollte eine Anmeldung bei einem YouTube-Konto vorliegen, werden diese Informationen dem YouTube- Konto der Nutzer*innen zugeordnet. Ist dies nicht gewünscht, muss eine Abmeldung beim YouTube-Konto zuvor erfolgen. Weitere Informationen zum Datenschutz von YouTube sind hier zu finden: www.google.de/intl/de/policies/privacy/

13.    Rechte der Betroffenen
Wenn Sie Ihre Daten in das Intranet das:jonas eingeben, haben Sie im Rahmen der Vorgaben von DSG-EKD das Recht, Auskunft über Ihre gespeicherten Daten zu erhalten, diese zu berichtigen, sie löschen zu lassen, eine Einschränkung der Datenverarbeitung zu verlangen, die Übertragung der Daten an Dritte zu verlangen sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung. Nähere Angaben hierzu finden Sie in der Datenschutzerklärung. Des Weiteren haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen kirchlichen Aufsichtsbehörde zu beschweren.

14.    Hilfe und Beratung für Nutzer*innen
Beratung, Hinweise und Unterstützung erhalten Nutzer*innen oder die, die es werden wollen, sowohl digital über das Hilfe-Modul „de Hülp“ oder persönlich und direkt.

Ihr Ansprechpartner:

Ev.-Luth. Kirchenkreis Hamburg-West/Südholstein
Stabsstelle Intranet das:jonas
Florian Büh
Max-Zelck-Straße 1, 22459 Hamburg
Telefon 040 558 220-269
intranet@kirchenkreis-hhsh.de

15.    Mitgeltende Unterlagen
Allgemeine Nutzungsbedingungen (ANB)
Netiquette (nur intern im Intranet das:jonas verfügbar)

16.    Dokumentenhistorie
Neu erstellt am 11. November 2020